時短の基礎ツール、「辞書登録」。使ってないのであればいまからでも活用しよう。

キャリア・スキル

こんにちは。飯田隆太です。

 

「時短」を意識したことがあれば、辞書登録を使っている人も多いと思います。

 

「よろ」とタイピングすれば、「宜しくお願いいたします。」と一発で変換できる、辞書登録。非常に便利ですが、その応用可能性は、このような単純な例にとどまりません。今回は、さまざまな辞書登録の応用的な使い方を紹介します。

 

間違えそうな名前を登録しておく

 

例えば、最近お会いした方は、「きくち」というお名前でしたが、漢字が

 

「菊」 ではなく 「菊

 

でした。

 

取引先、上司にこのような珍しい方がいらっしゃった場合は、漢字を間違ったまま送信して心象を悪くする、なんてことも発生しかねません。

 

こんな場合は、私は真っ先に「き」をタイピングすれば、「菊さん」と候補があがるように登録します。同音の菊さんにメールを打つときは、「きくちさん」と普通に打てば変換されるので、区別できます。

 

また、そもそも変換候補にあがってこない方もいらっしゃいます。そんな場合は、1文字、1文字タイピングして書いていく、なんて事態となる場合もあります。こんな場合も私は、辞書登録を使うことで、変換候補が見つからずに四苦八苦するという事態を避けています。

 

そんなに名前をたくさん登録したら、「候補が増える一方で逆に不便になるのでは?」というご指摘もあるでしょうが、私の場合は、必要なくなったら削除してしまうので問題ありません。

私の働き方としては、プロジェクト型の仕事が多く、特定の方と特定の期間だけお付き会いすることが多いので、プロジェクトの単位で辞書登録をまとめておいて、プロジェクトが終わったらそのフォルダごと削除・無効化するというやり方をしています。こうすることで、必要性がなくなったときにも「や → 安國さん」という辞書登録がまだ生きてしまっていることを避けることができますし、管理も簡単です。

 

電話番号、住所など書くのが面倒なものだが時折必要なもの

自分の携帯番号(例: 090-XXXX-XXXX)は、時折書くことが必要になりますが、書くのが結構面倒に感じるもののひとつです。電話番号を書く回数は、クレジットカード、各種サービスの登録、取引先への通知など意外に多いでしょう。住所も、ひとによっては非常に長い字数で煩雑なことこの上ありません。

 

私の場合は、「でんわ」で、自分の携帯電話番号、「じゅうしょ」で、自分の住所がすべて呼び出せるようにしています。

 

複雑な関数を登録する

 

例えば、CAGR(年平均成長率)という、会計やファイナンスの仕事をしていればよく使う計算がありますが、エクセルの操作としては非常に文字数も多く煩雑であり、かつ1文字間違えているだけでエラーになります。

 

「 =(最後の年の数値/最初の年の数値)^(1/(最後の年-初年度))-1 」

 

私はこの式をまるごと、「しーえー」で、呼び出せるようにしています。One NoteやEvernoteのメモを見ることもいちいちググることもなく1秒で呼び出せます

 

他には、「串刺し参照」という、これも会計やファイナンス系の仕事でよく必要に迫られる関数なのですが、煩雑なものがあります。この式も覚えるのが面倒ですし、1文字間違えているだけでエラーになるのですが、たまに必要になるので辞書登録しています。

 

(「串刺し参照」とは文字通り、あるシートから、また別の特定のシートをまたいで同じ「番地」のセルを参照するという式です。)

 

「 =sum(‘第1シート: 第2シート’!セル) 」

 

プログラミングの記述も登録しておけば時短に

 

例えば、このwordpressでも使っているphp言語のコメントアウトは

 

「/*●●●*/」

 

と書きますがHTMLでは

 

<!— ●●● –>

 

書くなど、同じ機能でも言語によって記述が異なります。それが異なる言語たる所以でもあるのですが、ときにすべて覚えておくのは煩雑でもあります。この場合は、「こめぴー」(コメントPHPの略)、「こめえいち」(コメントHTML)などで辞書登録しておけば、覚える必要も忘れることもないでしょう。

 

(コメントアウトは簡単な例ですが、記述内容が複雑を増すごとに効果は高まります)

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